バーチャルオフィスって何?メリットとデメリット・トラブル事例の解説

バーチャルオフィスって何?

バーチャルオフィスは、一般的に登記をするだけの場所です。しかし、以下のようなサービスを受けられるので、経営者様の負担が軽くなるでしょう。

【経営者のデメリットを解決!!バーチャルオフィスで受けられるサービス内容一覧】

バーチャルオフィスのサービス内容
税務サポート
郵便物の転送
ビジネスマッチング
コンシェルジュサービス(秘書)
会社設立代行サービス

会社設立時の登記先に利用できて、ファックス、会議室の利用、郵便物の転送が受けられます。ほかにも、起業家同士のマッチングサービスがあり、良いビジネスパートナーを見つけられない人におすすめです。

また、バーチャルオフィスを探すときは、以下のようなポイントに注意しましょう。

  • 犯罪に利用されたバーチャルオフィスではないか
  • バーチャルオフィスの外観・室内がキレイか

バーチャルオフィスは、維持費(ランニングコスト)が安いので、グレーゾーンの会社も利用しているのです。

バーチャルオフィス=あやしいと思われるデメリットがあります。

あなたが、まじめに事業運営していても、詐欺師の利用するバーチャルオフィスは避けましょう。

バーチャルオフィスの入居会社を調べてから、利用してください。

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バーチャルオフィスのサービス

バーチャルオフィスでは、さまざまななサービスが受けられます。実際のバーチャルオフィスを参考に、無料で受けられるサービスを紹介します。

バーチャルオフィスのサービス1:法人住所サービス

バーチャルオフィスでは、法人用の住所を貸してもらえます。法人登記、定款作成時、法人口座開設時に必要な住所が手に入ります。

オフィスを借りない人は、自宅の住所を登記する人もいるでしょう。しかし、自宅の住所だと特定されやすいのがデメリットです。

バーチャルオフィス利用できれば、自宅の住所は必要ありません。

バーチャルオフィスのサービス2:来客応対サービス

バーチャルオフィスでは、来客応対サービスがあります。あなたのホームページや名刺にバーチャルオフィスの住所を記載すると、取引先や銀行などがオフィスに来られるでしょう。

バーチャルオフィスの受付スタッフが、要件内容をお聞きして、あなたにメールや電話で伝えます。

バーチャルオフィスのサービス3:会議室サービス

バーチャルオフィスでは、会議室サービスがあります。緊急事態宣言でリモート会議が増えましたが、一対一の打ち合わせが必要なときもありますよね?

バーチャルオフィスでは、提携するレンタル会議室があります。一般よりも安い価格で借りられるので、お得に会議室を利用可能です。

打ち合わせはもちろん、商談、セミナーの開催などの利用もできます。バーチャルオフィスの会議室サービスにおけるチェックポイントは、以下のとおり。

【バーチャルオフィスの会議室におけるチェックポイント一覧】

  • 会議室の数は、どれぐらいか?
  • 会議室の空き・満室のどちらが多いか?
  • 会議室の大きさはは、狭い・広いか
  • 貸出できる備品はあるか。
  • しっかりと騒音対策をしているか

バーチャルオフィスのサービス4:郵便物の転送

バーチャルオフィスのサービスには、郵便物の転送があります。会社設立をしたら、税務署や取引先からの郵便物が届きます。

それらの郵便物を、バーチャルオフィスで受け取ることができます。

バーチャルオフィスで受け取った郵便物は、転送してもらえます。バーチャルオフィスでサービス内容が異なるので、以下のチェックポイントを確認してください。

【バーチャルオフィスの郵便物転送サービス利用前のチェックポイント一覧】

  • 転送サービスの有無
  • 転送数は、どれぐらい
  • 転送サービスは、無料または有料なのか。何回以上で有料という条件付きか
  • バーチャルオフィスに届いた郵便物を、自分で受け取れるか

バーチャルオフィスのサービス5:会社の電話対応

バーチャルオフィスでは、電話対応サービスがあります。あなたの会社名で専属のコンサルタントが電話対応をして、転送してくれたり、バーチャルオフィスの発行した番号で電話ができます。

電話代行の有無も、バーチャルオフィスのホームページで確認してください。

バーチャルオフィスのサービス6:FAXの転送サービス

バーチャルオフィスでは、FAXの転送サービスがあります。バーチャルオフィスでは、電話番号だけではなく、FAX番号も発行できます。

取引先などからFAXを受け取りをしたら、スタッフがPDFに変換します。メールに添付してもらうので、パソコンやスマートフォンからFAX内容を確認可能です。

バーチャルオフィスのサービス7:資金調達サービス

バーチャルオフィスでは、資金調達サービスがあります。安定した会社運営をするには、資金調達は欠かせません。

バーチャルオフィスによりますが、銀行から資金調達するテクニックを教えてもらえます。資金調達サービスの有無は、バーチャルオフィスのホームページから確認してください。

バーチャルオフィスのサービス8:書類管理サービス

バーチャルオフィスでは、書類管理サービスがあります。会社法によると、設立時の作成した株式名簿や定款は、本社の住所で管理しなければいけません。

バーチャルオフィスによりますが、書類を金庫で管理してもらえます。書類管理サービスの有無は、バーチャルオフィスのホームページで確認してください。

バーチャルオフィスのサービス9:記帳代行サービス

バーチャルオフィスでは、記帳代行サービスがあります。バーチャルオフィスでは、税理士事務所と提携しているため、記帳代行を利用可能です。

業種や売上高で料金が変わるので、バーチャルオフィスで質問してください。

バーチャルオフィスのサービス10:ホームページ作成

バーチャルオフィスでは、ホームページ作成サービスがあります。あなたがホームページ作成ツール(WordPress)を利用できれば、依頼しなくてもOKです。

しかし、ホームページ作成のできない経営者さんが多いのではないでしょうか?簡単なホームページ作成サービスもありますが、集客のしにくさがデメリットです。

ホームページ作成サービスを利用すると、集客のできるホームページを作成できます。バーチャルオフィスによって作成費用が変わるので、ホームページで確認しましょう。

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バーチャルオフィスのメリット5選

バーチャルオフィスでは、いろいろなサービスを受けられますね。ここからは、バーチャルオフィスにおける5つのメリットを紹介します。

バーチャルオフィスのメリット1:登記申請ができる

バーチャルオフィスのメリットは、登記申請ができることです。自宅を登記先にすると、ストーカーに住所を特定されるデメリットがあります。

バーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所がバレることなく登記申請が可能です。住所がバレるデメリットを解決したい人は、バーチャルオフィスを利用してください。

バーチャルオフィスのメリット2:維持費(ランニングコスト)の節約

バーチャルオフィスを利用すれば、維持費の節約ができます。一般的なオフィス家賃の相場は、東京都で20,000円~30,000円前後と高いのがデメリットです。

広さや立地により賃料が変わりますが、金額以上の負担がかかります。しかし、バーチャルオフィスの利用料は、※1,000円~10,000円前後です。(入会金・年会費を除く)

オフィスを借りるよりも、維持費の節約ができます。

バーチャルオフィスのメリット3:都心部の住所が持てる

バーチャルオフィスのメリットは、都心部の住所を持てることです。都心部の住所を持てれば、取引先からの信頼度も上がるかもしれません。

例えば、東京都と沖縄県のシステム会社なら、どちらを取引先に選ばれますか?対面で打ち合わせのしやすい東京都の会社になるでしょう。

都心部のバーチャルオフィスを利用すれば、事業拡大できるチャンスもあります。

バーチャルオフィスのメリット4:セキュリティ対策ができる

バーチャルオフィスを利用すると、セキュリティ対策がしやすいです。自宅を法人登記すると、住所がバレるデメリットがあります。

セキュリティ対策ができるのは、大きなメリットだと言えるでしょう。

バーチャルオフィスのメリット5:コンシェルジュサービスもある

バーチャルオフィスには、コンシェルジュサービスがあります。小さな会社だと、事業以外の雑務(経理など)もしなければいけません。

バーチャルオフィスを利用すれば、コンシェルジュを利用できます。面倒な雑務を依頼できて、忙しい経営者にうれしいメリットです。

ただ、有料サービスだと料金がかかるデメリットもあります。料金とサービス内容を確認して、納得した上で契約しましょう。

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バーチャルオフィスのデメリット5選

バーチャルオフィスには、メリット以外のデメリットがあります。ここからは、バーチャルオフィスにおける5つのデメリットを紹介します。

バーチャルオフィスのデメリット1:許認可を取得できない

バーチャルオフィスのデメリットは、許認可が必要な会社設立ができません。なぜなら、許認可を取得するには個別の専用スペースが必要だからです。

バーチャルオフィスで会社設立しにくい業種は、以下のとおり。

【バーチャルオフィスで会社設立しにくい業種

業種名
士業(弁護士、行政書士、司法書士、社会保険労務士、中小企業診断士)
人材派遣業(有料職業紹介業)
宅地建物取引業(不動産業)
医療関連

条件のゆるい許認可もありますが、デメリットが大きいです。バーチャルオフィスでも許認可を取得したい人は、経営サポートプラスアルファに相談してください。

バーチャルオフィスのデメリット2:あやしまれる

バーチャルオフィスのデメリットは、あやしまれることです。犯罪業者がバーチャルオフィスを借りることもあり、バーチャルオフィスのイメージは良くありません。

まじめなビジネスをしても、あやしい会社だと疑われるデメリットがあります。しかし、コロナウィルスによるリモートワークの拡大で、インターネット上にオフィスが作れるサービスもリリースされました。

バーチャルオフィスの会社は、あやしいと思われるデメリットがなくなるかもしれません。

バーチャルオフィスのデメリット3:仕事場がない

バーチャルオフィスのデメリットは、仕事場がありません。バーチャルオフィスは、登記先として利用できます。

コワーキングスペースやレンタルオフィスを併設するバーチャルオフィスがあります。バーチャルオフィスのホームページで、仕事場の有無を確認してください。

バーチャルオフィスのデメリット4:法人口座開設がしづらく、融資が大変!!

バーチャルオフィスのデメリットは、法人口座開設がしづらく、融資が受けにくいことです。なぜなら、融資を受けるには、法人口座が必要になるからです。株式会社ではない合同会社だと、法人口座開設が難しいでしょう。

では「バーチャルオフィスを利用する会社は、法人口座開設をあきらめるべき」なのでしょうか?

そんなことはありません。法人口座開設しづらいというデメリットはありますが、開設するチャンスはあります。

信用金庫やメガバンクの法人口座開設は難しいですが、ネット銀行は法人口座開設がしやすいと言われています。

合同会社でも法人口座ができる日本の会社は、表を参考にしてください。

【デメリットが少ない!!バーチャルオフィスで法人口座開設しやすい銀行一覧】

銀行名
楽天銀行
PayPay銀行(旧ジャパンネット銀行)
住信SBIネット銀行

バーチャルオフィスの利用有無にかかわらず、運営歴が必要な銀行もあります。法人口座開設前に、銀行へ問い合わせをしてください。

バーチャルオフィスのデメリット5:SEO対策がしにくい

バーチャルオフィスのデメリットは、SEO対策がしにくいことです。バーチャルオフィスは、1つの住所に複数の会社が登記しています。

自社ビルを持つ会社よりも、検索上位に表示されにくいです。「Webからユーザーを集客したい」「ネットショップを運営したいから、サイトからのアクセスを増やしたい人」には、デメリットになります。

目立たない会社運営をしたい人は、バーチャルオフィスと相性が良いです。

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バーチャルオフィスのデメリットにかかわる3つのトラブル事例

バーチャルオフィスのデメリットにかかわる3つのトラブル事例を紹介します。過去のトラブルを知ることで、あなたが巻き込まれるリスクが減るかもしれません。

バーチャルオフィスのデメリットにかかわるトラブル事例1:バーチャルオフィス業者が倒産したのに、利用料金を請求された

バーチャルオフィスのデメリットにかかわるトラブル事例1は、バーチャルオフィス業者が倒産したのに、利用料金を請求された事件です。

利用者は、バーチャルオフィス業者が倒産したので、契約は無効だと思って、解約の手続きをしませんでした。元バーチャルオフィス業者から、来年度分の支払いを求められたのです。契約書どおりに手続きを踏んだと見られています。

バーチャルオフィスを選ぶときは、運営会社の経営状況や利用者の評判なども確認してください。

バーチャルオフィスのデメリットにかかわるトラブル事例2:解約後の住所利用

バーチャルオフィスのデメリットにかかわるトラブル事例2は、解約後の住所利用です。利用者は、バーチャルオフィスの解約をしたが、ホームページから住所を削除しておらず、バーチャルオフィス業者から6ヶ月分以上の利用料を請求されました。

このトラブルは、バーチャルオフィス業者が認識していた・していないのかが焦点です。バーチャルオフィス業者が、元利用者の住所利用を知っていたが、何も手続きをしていない場合は、支払いの義務なしまたは少額の請求で済みます。

契約書の規約違反であれば、100%の支払いになるでしょう。トラブルを防止するためにも、バーチャルオフィス解約後の住所利用はデメリットがあると覚えてください。

契約書を読み込んで、疑問点はバーチャルオフィス業者または専門家に相談しましょう。

バーチャルオフィスのデメリットにかかわるトラブル事例3:郵便物の転送ミス

バーチャルオフィスのデメリットにかかわるトラブル事例3は、郵便物の転送ミスです。バーチャルオフィスが受け取った郵便物を、利用者以外の他人へ転送したトラブルになります。

しかし、このような転送ミスは、起こりくい話です。バーチャルオフィス業者のほとんどは、郵便物の転送時に本人確認をします。

本人確認をしないバーチャルオフィス業者を利用するのは、デメリットしかないので避けてください。

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バーチャルオフィス利用のデメリットが少ない業種5選

バーチャルオフィスは、オフィスよりも利用料金が安いです。バーチャルオフィスには、向いている・向いていない業種の2種類があります。

向いていない業種で、バーチャルオフィスを利用するのは、デメリットが大きいです。ここからは、バーチャルオフィスのデメリットのない5つの業種を紹介します。

バーチャルオフィス利用によるデメリットが少ない業種1:Web系

バーチャルオフィス利用によるデメリットがない業種は、Web系です。Web系に当てはまるのは、システム開発、動画作成、デザイナー、Webライターになります。

バーチャルオフィスの住所だけを借りて、好きな場所で仕事もできます。1番バーチャルオフィス利用によるデメリットがない業種と言えるでしょう。

バーチャルオフィス利用によるデメリットが少ない業種2:ネットショップ型小売業

バーチャルオフィス利用のデメリットがない業種は、ネットショップ型の小売業になります。なぜなら、オンライン上に店舗があり、別の場所に倉庫があるからです。

ネットショップ型小売業の利用者には、本社をバーチャルオフィスにするケースもあります。事務所を借りる理由がなければ、バーチャルオフィスの方が安いです。

バーチャルオフィス利用によるデメリットが少ない業種3:コンサルティング

バーチャルオフィス利用のデメリットがない業種は、コンサルティングです。来客者の対応も必要でしたら、会議室サービス付きのバーチャルオフィスを選んでください。

バーチャルオフィス利用によるデメリットが少ない業種4:出張型ビジネス

バーチャルオフィス利用によるデメリット業種が、出張型ビジネスです。出張型ビジネスは、家事代行サービス、出張マッサージ、家庭教師、出張整体師、出張インストラクターが当てはまります。

オフィスでの仕事がしなくても良いので、バーチャルオフィスで住所を借りるだけでも問題ありません。

バーチャルオフィス利用のデメリットが少ない業種5:代行系

バーチャルオフィス利用によるデメリットがない業種は、代行系です。代行系には、営業代行、集客代行、秘書サービスがあります。

在庫がなくても事業ができるので、バーチャルオフィスによるデメリットも少ないです。来客者の多い営業代行だと、取引先からの不審に思われるかもしれません。

会社設立の代行費用0円、個人事業主とのメリットデメリット流れと手順

バーチャルオフィスのデメリットも含む会社設立相談は「経営サポートプラスアルファ」へ

バーチャルオフィスを利用すると、安い料金で都心部の住所が手に入ります。ただし、許認可が取れない業種や疑われやすさなど、料金以外のデメリットもあります。

「オフィスよりも料金が安いので、バーチャルオフィスにしよう」と選ぶのは、リスクが高いです。

会社設立をしたい人は、バーチャルオフィスのメリット・デメリットを知ることが大切です。

経営サポートプラスアルファでは、オフィスの選び方や維持費(ランニングコスト)の節約方法、会社設立書類の作成や代行など、さまざまなサポートがあります。

会社設立全般の相談ができるので、LINEやチャットワーク(Chatwork)からお気軽に問い合わせしてください。

会社設立の依頼先、どこがベスト?

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