バーチャルオフィスとはなに?初期費用を抑えて手に入る仮想のオフィスを解説

法人登記をするためには住所を決めなければなりません。住所には複数の選択肢があり、その中にバーチャルオフィスと呼ばれるものがあります。

近年はバーチャルオフィスの利用が増えてきましたが、まだまだ「バーチャルオフィスとは何か」との印象を持ってる人は多いでしょう。今回はバーチャルオフィスとはどのようなものであるのか解説していきます。

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バーチャルオフィスとは?概要とサービス内容

まずはバーチャルオフィスの概要と提供されているサービス内容についてご説明します。概要とサービス内容は利用するバーチャルオフィスによって微妙に異なりますので、一般的な内容だと捉えてください。

バーチャルオフィスの概要

バーチャルオフィスとは、その名のとおり仮想的な事務所を指しています。実体のある事務所ではなく、そこに事務所があるかのように仕事ができるサービスです。基本として住所だけを貸し出ししてもらうサービスだと考えてよいでしょう。

利用者については制限がなく、フリーランスや個人事業主、法人まで幅広く対応しています。オフィスの契約といえば法人のイメージが強いかもしれませんが、バーチャルオフィスは個人でも自由に契約ができます。

一般的にバーチャルオフィスは、自宅の住所を公開したくない場合に利用されます。公開したり法人登記したりするための住所にバーチャルオフィスを契約し、実際には公開されていない住所で仕事をするのが一般的です。

バーチャルオフィスのサービス内容

バーチャルオフィスのサービス内容は、契約先によって異なります。また、それぞれのサービスについて基本的なサービスかオプション的なサービスかも扱いが異なります。基本的かオプション的かを管理せずにサービスの一例を挙げると以下のとおりです。

  • 住所の貸し出し
  • 郵便物の転送
  • 電話番号・FAX番号の貸し出し
  • 会議室の貸し出し

それぞれのサービスについて具体的に解説します。

  • 住所の貸し出し

バーチャルオフィスの基本的なサービスです。
バーチャルオフィスは住所を得るために利用すると言っても過言ではありません。
どのバーチャルオフィスを契約しても、住所の提供は必ず受けられます。
どのような住所が提供されるかは、契約するバーチャルオフィスによって異なります。
多くの場合は契約する業者が保有するビルの一角を契約しているかのように利用可能です。
ビルですので部屋番号などが付加されるケースもあります。
また、業者によっては複数のビルなどを保有している場合があります。
この際はどの住所を利用するかが選択可能で、自社のブランドなどを損ねない住所を選択できます。

  • 郵便物の転送

多くの場合、基本的なサービスで郵便物の受け取りと転送をしてくれます。
事業をしていると様々な郵便物のやり取りが発生しますので、これらの受け取りなどをしてもらえるのです。
基本的にはどこのバーチャルオフィスも郵便物の受け取りをしてくれます。
郵便物の受け取りができなければ事業に影響がありますので、バーチャルオフィスの基本サービスに含まれると考えてよいでしょう。
ただ、郵便物の転送に関しては注意が必要です。
そもそもバーチャルオフィスは郵便物を転送してくれますが、転送には時間を要します。
バーチャルオフィスに届いてから転送の手続きをしてもらいますので、本来受け取れるまでの日数に加えて時間を要してしまいます。
しかも、転送してくるタイミングはバーチャルオフィスのサービスによって異なります。
郵便物が届き次第適宜転送してもらえる場合もあれば、決まったタイミングに限り転送してもらえる場合もあります。
後者の場合は郵便物が手元に届くまで長時間かかってしまう可能性があります。

  • 電話番号・FAX番号の貸し出し

電話番号やFAX番号の貸し出しがあります。
事業をするにあたり電話番号は必須と言っても過言ではありません。
そのため携帯電話ではなく固定電話の電話番号の貸し出しが受けられます。
また、現在は利用が少なくなっていますがFAX番号の貸し出しもあります。
一般的に会社などは電話番号とFAX番号が別々に設けられていますので、ふたつの電話番号の貸し出しを受けられます。
通常の電話についてはバーチャルオフィスでの対応はできませんので、個人が保有する携帯電話などに転送してもらいます。
また、FAXについては印刷物として提供してもらったりスキャンしてメールで送信してもらったりします。

  • 会議室の貸し出し

すべてのバーチャルオフィスではありませんが、会議室のレンタルに対応している場合があります。
バーチャルオフィスのサービスとしてオフィスの実態はないものの、どうしても会議室が使いたい場合は、別料金などで支払いをすれば利用できるのです。
なお、会議室のレンタルサービスに対応している場合でも、提供されている会議室の内容は様々です。
会議室の広さは様々ですし、利用できる時間帯や混雑具合も様々です。
会議室のレンタルサービスも利用したい場合は、バーチャルオフィスの契約前に会議室の利用状況などを含めて確認しておくべきです。

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バーチャルオフィスの3つのメリット

まずはバーチャルオフィスのメリットを3つ解説します。

バーチャルオフィスのメリット1:初期費用を抑えられる

バーチャルオフィスは初期費用が安いメリットがあります。特にビルを賃貸したりレンタルオフィスを契約したりする場合と比較すると、料金を大きく抑えられます。

契約するバーチャルオフィスにもよりますが、バーチャルオフィスの初期費用は数万円程度です。最初に入会金のような位置づけでサービスの開始料を支払います。

それに対してビルを賃貸契約するとなると、敷金や礼金などで高額な初期費用が必要です。家賃の何倍もの費用が必要となり、大きな負担となりかねません。

また、レンタルオフィスと比較してもバーチャルオフィスは初期費用を抑えられます。レンタルオフィスもビルの賃貸よりは初期費用が抑えられますが、バーチャルオフィスはそれ以上に費用が安いと考えてよいでしょう。

バーチャルオフィスのメリット2:自宅住所での登記を回避できる

バーチャルオフィスを利用すれば法人登記に必要な住所を手に入れられます。自宅とは異なる住所が手に入りますので、自宅での法人登記を回避できます。

会社を設立する際などは、費用低減から自宅で法人登記する人がいます。確かに法人登記の住所には制限がありませんので、自宅で法人登記をしても法律的には何ら問題はありません。

ただ、自宅で法人登記をしてしまうとデメリットがあります。特に自宅の場所を公開しなければなりませんので、営業が自宅に来てしまうなどのトラブルが考えられるのです。

しかしバーチャルオフィスを利用しておけば、バーチャルオフィスの住所で法人登記が可能です。自宅住所を公開する必要がなくなり、自宅公開によるトラブルをゼロにできるのです。

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バーチャルオフィスのメリット3:好みの住所を選択できる

バーチャルオフィスのサービスは日本中にあります。そのためバーチャルオフィスを契約すれば、日本中の好きな場所で法人登記が可能です。

例えばバーチャルオフィスのサービスで人気なのは、住所が都心にあるものです。現在は法人の多くが東京都内に存在しますので、東京都内の住所を利用したい人が多いのです。都内の住所に対応しているバーチャルオフィスを利用すれば、簡単に都心での会社設立を実現できます。

もちろん必ずしも東京都内のバーチャルオフィスを利用する必要はありません。自分が求めている住所のバーチャルオフィスを利用すれば良いのです。世の中には数多くのバーチャルオフィスのサービスがありますので、好みの住所が選択できるのはメリットです。

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バーチャルオフィスの2つのデメリット

続いてはバーチャルオフィスのデメリットを2つご紹介します。

バーチャルオフィスのデメリット1:信用力が低い

バーチャルオフィスは実態のある事務所ではありませんので、信用力が低いデメリットがあります。バーチャルオフィス法人登記をしていると「本当に実態があるのか」と疑われてしまう可能性があります。

実際にはバーチャルオフィスのサービスは悪いものではありません。しかし、世の中の印象としてバーチャルオフィスは何となく「怪しい」「不安だ」などと思われているようです。「バーチャル」との部分に不信感があるのかもしれません。

このような印象があることで、バーチャルオフィスで法人登記をしていると信用力が下がってしまいます。実際の仕事の様子とは関係なく、バーチャルオフィスとの事実だけで信用力が低い扱いを受けてしまいます。

バーチャルオフィスのデメリット2:仕事場を確保する必要がある

バーチャルオフィスの基本的な契約では、実際に事務所などの利用はできません。そのため仕事をするためには、別に仕事場を確保する必要があります。

例えば一人で仕事をしているならば、自宅を仕事場にすれば良いでしょう。バーチャルオフィスで法人登記だけしておいて、実際には自宅で仕事をしても問題ありません。電話を転送してもらえれば、実際にオフィスにいるかのように仕事ができます。

ただ、どこかしらに仕事場を確保しなければならないのはデメリットと言えます。自宅の場合、家族がいるならば邪魔されないようにする必要がありますし、複合機なども用意しなければなりません。

また、自宅を仕事場にできない場合は、仕事をする場所も別途契約する必要があります。自宅が問題なく利用できる人は大きなデメリットにはなりませんが、状況次第では大きなデメリットになってしまいます。

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まとめ

バーチャルオフィスは仮想的なオフィスを手に入れるサービスです。実際にオフィスを手に入れるサービスではなく、事業を行うために住所だけを手に入れるサービスです。

多くの場合バーチャルオフィスが数万円で契約が可能です。そのため一般的なオフィスを契約するよりも、初期費用を抑えられるメリットがあります。一人で法人登記する場合などは、バーチャルオフィスの利用が良いでしょう。

ただ、バーチャルオフィスは信用度が低いなどのデメリットがあります。この点を理解していないと、バーチャルオフィスの利用でトラブルになってしまいます。デメリットについては事前によく確認しておきましょう。

なお、メリットやデメリットを踏まえてバーチャルオフィスの利用について悩んだ場合は、「経営サポートプラスアルファ」にご相談ください。多くの会社設立をサポートしてきたプロが、状況をヒアリングしてバーチャルオフィスを利用するべきかアドバイスします。

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