合同会社の設立での必要書類はこれ!事前に用意したい書類を解説

合同会社を設立するためにはいくつもの必要書類があります。
これら全ての必要書類を用意しておかなければ、合同会社の設立はスムーズにいきません。
抜け漏れが無い必要書類の準備が求められます。

近年は合同会社の設立が増えていますので、必要書類について気になる人は多いはずです。
今回は設立にあたりどのような必要書類があるのか解説します。

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合同会社の設立で求められる必要書類

合同会社の設立で求められる必要書類は、提出先で分けて大きく2種類あります。

  • 法務局
  • 税務署

以下ではそれぞれの提出先について、どのような必要書類を用意しなければならないのか解説します。

合同会社の設立で法務局へ提出する書類

合同会社の設立で法務局へ提出する書類について解説します。

合同会社設立登記申請書

合同会社設立登記申請書を作成します。
こちらは記載内容と書き方がフォーマットとして定められていますので、そのフォーマットに従って内容を記入します。
記入されている内容が正しければ法務局で公開されているフォーマットを必ず利用しなくても問題にはなりません。ただ、法務局でサンプルが公開されていますので、こちらを利用して合同会社設立登記申請書を作成するのが無難です。

法務局のサンプルを参照してみると、必要書類として認められるために以下の内容の記載が求められています。

  • 商号
  • 本店
  • 登記の事由
  • 登記すべき事項
  • 課税標準金額
  • 登録免許税
  • 添付書類

法務局でサンプルを利用しない場合は、これらの記載項目を必ず含めるようにしましょう。
掲載項目に抜け漏れがあると、書類を用意しても合同会社設立の必要書類と認められなくなってしまいます。
そのようなトラブルを防ぐ意味でも、法務局のサンプルを利用してまずは項目を網羅するようにするのがおすすめです。

なお、合同会社設立登記申請書を作成するにあたりいくつかルールがあります。
例えば、数字は必ずアラビア数字を利用しなければなりませんし、表紙はA4サイズを利用しなければなりません。
また、必ず横書きでの記載が必要です。
難しいルールではありませんが、守っていなければ必要書類を受け取ってもらえませんので、念のために意識するようにしておきましょう。

また、合同会社設立登記申請書と共に、登録免許税の収入印紙も提出します。
こちらは「合同会社の設立時の資本金×0.7%か6万円のどちらか高い方」です。
このルールに該当する収入印紙を用意し、「登録免許税納付用台紙」に貼り付けておきます。
こちらの台紙は法務局に用意されていますので、それを利用すると良いでしょう。

参考:http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001252889.pdf

定款

定款は「会社の憲法」とも呼ばれる必要書類です。
合同会社を含め会社を設立するのであれば必ず準備します。
ただ、株式会社の定款とは異なり合同会社の定款は公証人役場で認証を受ける必要がありません。

定款に必要な記載事項は、会社法26条から31条で「絶対的記載事項」「相対的記載事項」「任意的記載事項」に分類されています。
絶対的記載事項は不足していると定款が無効になってしまいますので、合同会社を設立する際は必ず決定します。

具体的に絶対的記載事項に該当するのは以下の項目です。

  • 目的
  • 商号
  • 本店の所在地
  • 社員の氏名と住所
  • 社員は有限責任である旨
  • 社員の出資目的と評価

合同会社の定款は法務局の公式サイトにサンプルが掲載されています。
全ての内容を網羅する必要はありませんが、こちらを参照してみると定款のイメージが付きやすいでしょう。

また、合同会社の定款については別の記事でもご説明していますので、そちらもご参照ください。

参考:http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001252889.pdf

代表社員の印鑑証明書

合同会社の設立手続きでは、代表社員の印鑑証明書が必要です。
なお、代表社員が複数人いる合同会社の場合は、全員分の印鑑証明書が必要書類として求められます。

印鑑証明書は合同会社の設立のために取得する特別なものではなく、不動産登記などでも利用するものを指します。つまり、住民票のある役場で手続きをして発行してもらえる印鑑証明書のことです。
事前に印鑑登録が完了していれば、印鑑証明書の取得は時間のかかるものでもありません。

ただ、言い換えると印鑑証明書を取得するためには、事前に印鑑登録をしておかなければなりません。
代表社員になる人が印鑑登録をしていないと、合同会社設立のための必要書類が用意できなくなってしまいます。
印鑑登録の作業も住民票のある役場で簡単にできますので、印鑑登録をしていない代表社員の人がいれば、取り急ぎ印鑑の登録作業をしましょう。

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代表社員就任承諾書

代表社員就任承諾書は、合同会社を設立するにあたり必ず用意しなければならない必要書類ではありません。
条件によっては準備しなければならない必要書類だと考えましょう。

こちらの書類が必要となるのは、合同会社の設立時に定款に実名が記載されていない人が代表社員になる場合です。代表社員は合同会社と本人の合意を持って就任するものですので、定款に記載がなければ代表社員就任承諾書を作り、この書類をもって承諾したと見なすのです。

代表社員就任承諾書には、代表社員に就任する人の氏名や居住地を記載します。
また、実印を押印しなければなりません。実印として認められる必要がありますので、代表社員就任承諾書を書く人も、印鑑登録をして印鑑証明書の発行ができる状態にしておきます。

資本金の額の計上に関する証明書

合同会社を設立するために資本金を用意したことを証明する必要書類です。
定款で定められたとおりの資本金が振り込まれているかを確認されます。
社員が複数人いる場合は、全員から正しく振り込みされているかどうかを確認されます。

まず、払込証明書を作成するにあたり、資本金の払い込みをします。
資本金の払い込みは個人名義の銀行口座を利用して、社員誰か1人の銀行口座に定款に記載のとおりの金額を振り込みします。
重要なのは必ず振込み作業が必要で、口座に残高があるだけでは認められない点です。

例えば1人で合同会社を設立し資本金100万円の場合、単純に残高が100万円以上あっても必要書類としては認められません。
一旦は100万円を引き出し、それをまとめて入金し直す必要があります。

そして、入金された事実と金額がわかるように通帳などのコピーを取り、これを必要書類とします。
通帳のコピーは「表紙」「振込金額が分かるページ」「裏表紙」の3ヶ所が必要です。
抜けてしまうと必要書類になりません。

また、これと同時に払込証明書をWordなどで作成して添付します。
通帳のコピーだけではどのような書類がわかりませんので、それを説明するための書類を用意しておくのです。
具体的にどのような書類を用意すれば良いのかは法務局でサンプルが公開されていて、必要事項を抜粋すると以下のとおりです。

  • 払込みを受けた金銭の額
  • 作成日
  • 合同会社名
  • 代表社員名

これらの事項を含むように作成し、通帳のコピーとともに提出します。

参考:http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001252889.pdf

印鑑届書

合同会社としての実印を登録するための必要書類です。
個人で実印を利用する際は印鑑証明書が必要となるように、合同会社で実印を利用する場合も印鑑証明書が必要です。
その印鑑証明書を取得するためには、こちらの必要書類を提出しておきます。

ただ、注意点として印鑑届出書は法務局での必要書類です。
本店がある役場などに提出するのではなく、法務局で合同会社の設立時に提出します。
ここで提出しなければ合同会社の実印がなくなってしまいますので、忘れずに用意しなければなりません。

また、印鑑届出書を提出しますので、それまでに合同会社の実印を作っておきます。
実印は「1辺の長さが1㎝以上3㎝未満の正方形内に収まるサイズ」と定められていますので、この条件を満たすようにするのです。
サイズを間違ってしまうと、印鑑届出書に印鑑を押した際に枠内に収まらなくなってしまいます。
収まらないと必要書類として受理されませんので、少し余裕をもったサイズにしておくのが理想です。

参考:http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001328646.pdf

登記用紙と同一の用紙

登記申請書に書かれている内容と同じ内容が記載された用紙を用意しなければなりません。
基本的には登記申請書で申請する内容を、一言一句書き間違いないように書き写して作成します。
登記申請書とこちらの用紙に記載があれば、合同会社の設立手続きを受け付けてもらえません。

ただ、こちらの用紙は現在紙ではなく電子媒体の利用が許可されています。
CD-RやDVD-Rでの提出が認められていますので、こちらに登記用紙と同一の内容を入力した電子ファイルを保存して提出します。
電子媒体で提出する場合はその媒体が返却されませんので、必ず手元にバックアップを取ってから提出します。

また、電子ファイルの作成には以下のようなルールがあります。

  • 文字コードはシフトJIS
  • 全て全角文字
  • タブ(Tab)は利用しない
  • 提出時にはディスクに申請者の氏名を記載して貼り付ける

なお、紙ではなく電子媒体を利用する場合は、その旨を登記申請書に書いておかなければなりません。
CD-Rでの提出をするのであれば、そのように提出するとの記載をしておきます。

代表社員,本店所在地及び資本金決定書

合同会社の定款には代表社員名や本店所在地、資本金などが記載されています。
ただ、急遽定款を作成した場合などは、これらの項目に未決定の部分が含まれてしまう場合があります。
そのような時はこちらの必要書類を用意して、決定した部分について記載します。

例えば代表社員が後から決定された場合や、本店所在地が後から決定される場合があります。
取り急ぎ本店を置く地域だけを決定し、具体的な物件などは決まっていないケースが考えられます。
このような特定の条件に当てはまってしまう時は、定款の不備を補完するためにこちらの書類を用意します。
参考:http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001252889.pdf

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合同会社の設立で税務署へ提出する書類

続いては合同会社の設立で税務署へ提出する書類について解説します。

内国普通法人等の設立の届出

合同会社を設立すると納税の義務が発生します。
これに対応するために、税務署に対して法人を設立した届出をしなければなりません。
法人の設立で必要書類を提出すると自動的に課税対象になるのではなく、別途必要書類の提出が求められています。

書類は提出期限が設けられていて、合同会社を設立してから2ヶ月以内とされています。
この期限を過ぎてしまうと法律上の問題が発生しますので、必ず期限内に提出するようにしましょう。

なお、書類を提出する際には、合同会社の定款や履歴事項全部証明書が必要です。
これらの書類を用意しておかなければ、税務署で手続きしようとしても必要書類として受理されません。
必ずこれらの書類を一緒に用意しておきましょう。

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合同会社の設立での必要書類まとめ

合同会社の設立時は定款をはじめ様々な必要書類を準備しなければなりません。
書類の抜け漏れがあると合同会社の設立に時間がかかってしまいますので、必要書類は正しく準備することが求められます。

ただ、一部の書類については専門的な知識が必要であり、個人で作成するのは難しい部分があります。
そのため、合同会社の設立で必要書類の作成に困った際は、会社設立のプロである「経営サポートプラスアルファ」にご相談ください。

専門家がスムーズかつ的確に必要書類を作成します。

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