会社設立の必要書類はナニ?必須書類とそれ以外に分けて解説

会社設立にあたり多くの必要書類があります。
必要なものを全て用意しておかなければ、会社設立がスムーズにいかずトラブルが起きる可能性があります。

とはいえ、具体的にどのような必要書類があるのか素人では理解が難しいものです。
書類の種類も多いですので全てを理解している人はなかなか居ないでしょう。
そこで今回は会社設立の必要書類について、必ず必要なものと場合によって必要なものに分けて解説します。

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会社設立時に必ず用意する必要書類

最初に会社設立時に必ず用意する必要書類について解説します。
こちらは株式会社を設立する場合でも合同会社を設立する場合でも必要となるものです。
株式会社を設立するか合同会社を設立するかによって、厳密には名称が異なる書類もありますが、今回はまとめて解説します。

登記申請書

登記申請書は会社設立にあたり特に重要な必要書類です。
会社設立の事実を法務局に伝えるもので、こちらの必要書類がなければ会社設立が始まらないと言っても過言ではありません。

登記申請書は株式会社設立と合同会社設立で別々のフォーマットが用意されています。
法務局の公式サイトでサンプルが公開されていますので、そちらをダウンロードして内容を確認すると良いでしょう。
サンプルの内容を踏まえて作成すれば、比較的簡単に登記申請書を作成できます。

登記申請書は必要項目が定められていて、重要なものを抜粋すると以下のとおりです。

  • 商号(会社名)
  • 本店所在地
  • 登録免許税
  • 資本金
  • 添付書類一覧

どのような会社をどこに設立するのかを申請する必要書類となっています。
会社設立の基本的な事項が含まれていますので、必要書類の中では特に重要だと考えられるのです。

また、会社設立の際には登録免許税が必要です。
株式会社の場合は最低15万円、合同会社の場合は最低6万円が必要で、これも登記申請書とともに提出します。
登記申請書のサンプルには「登録免許税の収入印紙を貼付した台紙」と呼ばれる台紙が含まれていますので、こちらの台紙に登録した収入印紙を貼り付けて提出します。

なお、添付書類一覧は株式会社と合同会社で内容が異なっています。
法務局のサンプルにはそれぞれの会社設立で求められる必要書類が書かれていますので、その内容を確認してどのような必要書類があるのか把握しておくことをおすすめします。

参考:http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html#anchor1-1
参考:http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html#anchor3-1

定款

どのような会社設立でも定款を必ず用意しなければなりません。
定款は「会社の憲法」とも呼ばれる書類ですので、記載しなければならない内容が定められています。
内容に抜け漏れがあると会社設立の必要書類として認められませんし、そもそも抜け漏れがあると会社を運営するルールとしての意味を成しません。

定款に必ず記載しなければならない事項は「絶対的記載事項」として会社法で定められています。
具体的には以下の項目を会社設立時は定款に書かなければなりません。

  • 商号(会社名)
  • 目的
  • 本店所在地
  • 資本金
  • 発起人(合同会社の場合は社員)の氏名や住所

最低限これらの記載があれば必要書類として認められます。
ただ、これらの内容だけでは会社のルールとして不足していると考えられます。
そのため実際には「相対的記載事項」と「任意的記載事項」と呼ばれる事項に該当するものを記載する会社が大半です。
特に定款に記載していなければ決定内容の効力を発揮しないものがありますので、それらについては任意的記載事項として記載しておきます。

なお、株式会社の場合は定款を公証人役場に持って行くか電子定款認証の手続きで、定款の認証を受けなければなりません。
認証されて初めて会社設立の必要書類として認められます。
合同会社の場合はこちらの手続きは不要ですので、会社設立に必要な作業が少々異なります。

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資本金の払込みに関する証明書

株式会社でも合同会社でも資本金の払込みに関する証明書が必要です。
どちらの会社設立でも資本金を用意しなければなりませんので、資本金を用意した事実が分かるような必要書類が求められます。

株式会社と合同会社どちらの会社設立かによって内容は少々異なります。
ただ、基本的には株式会社の場合は取締役・合同会社の場合は社員の誰か1人の銀行口座に資本金を払込むだけです。定款に出資のバランスが記載されていますので、そのとおり出資されているかどうかが確認されます。

この時に求められる必要書類は、個人名義の銀行口座に資本金が払込されているかどうかです。
この段階では法人口座の作成はできませんので、個人名義の銀行口座に入金をしておきます。
最終的には必要書類として提出しますので、振込にて振込みした金額が分かる通帳のページをコピーします。

また、通帳のコピーだけを提出してもどのような意図で抽出したのか判断に困ってしまいます。
そのため、「払込証明書」と呼ばれる必要書類を作成して通帳のコピーを添付します。
こちらの必要書類は特定のフォーマットが定められていませんが、法務局にサンプルがありますのでそちらを利用するのが無難です。

役員の印鑑証明書

就任する役員の印鑑証明書が必要です。
株式会社の場合は取締役に該当する人の印鑑証明書が必要ですし、合同会社の場合は設立時の社員に該当する人の印鑑証明書が必要です。
設立する会社の種類によって必要となる人は異なりますが、必要書類の内容としては同様です。

印鑑証明書は会社設立のためだけに使うのではなく、一般的に利用されるもののことを指しています。
つまり、住民票のある市区町村の役場で取得できるものです。
会社設立にあたりこちらが必要となりますので、必要書類の一つとして用意しておきましょう。

なお、印鑑証明書を取得するためには事前に印鑑登録をしておかなければなりません。
こちらも印鑑証明書の取得と同様に、住民票のある市区町村の役場で手続きが可能です。
準備ができていなければ会社設立時の必要書類が揃いませんので、会社設立時の役員で印鑑登録ができていない人は、事前に登録をしておかなければなりません。

印鑑届出書

会社の実印を届け出るための印鑑届出書が必要です。個人と同様に会社においても、認印と実印の考え方があります。
会社として実印を利用するためには印鑑届出書を出さなければなりません。

印鑑届出書は書式が定められていて、利用できる印鑑のサイズも定められています。
印鑑のサイズは一辺が1cm以上3cm未満が条件です。
このサイズは印鑑届出書に印刷されている枠のサイズですので、届出書に押印して枠内に収まれば問題ありません。

なお、印鑑届出書は代表者の数だけ提出が可能です。
代表取締役や代表社員が複数いる場合は、会社設立時にそれぞれが印鑑届出書を提出できます。

ただ、代表者が複数いる場合は、それぞれが別の印鑑を利用しなければなりません。
同じ印鑑では印鑑届出書を必要書類として認めてくれません。
複数人で印鑑届出書を提出する場合は、その点を考慮しておきましょう。

登記すべき事項

登記申請書のほかに登記すべき事項をまとめた書類が必要です。
登記しなければならない事項を定められていて、その事項を定款や登記申請書の内容と差異が出ないように作成し提出します。
登記申請書は提出しますがこちらの書類も必要書類として別途提出しなければなりません。

基本的には必要事項を登記申請書や定款のとおりに書き写します。
この必要書類のために考えなければならない内容はなく、既に決定されている事項を書き写していくだけです。
特に決めることはありませんので難しい作業ではありません。

ただ、紙で作成するのは手間ですので、現在は電子媒体での提出が認められています。
CD-RやDVD-Rにメモ帳などで作ったファイルを格納し、そのディスクをそのまま書類と共に提出できるのです。
現在は電子媒体での提出が主流となっていますので、この方法での用意をおすすめします。

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会社設立時に必要に応じて用意する必要書類

続いては会社設立時に必要に応じて用意する必要書類について解説します。
こちらには株式会社か合同会社かどちらを設立するかによって必要書類に含まれるかどうか変わるものもあります。特に合同会社の場合は不要な書類もありますので、その点に注意してください。

就任承諾書

代表取締役や代表社員に就任したことを示す書類です。
株式会社の場合取締役は会社からの委任を受けて取締役に就任します。
そのため、就任した事実を記録するためにこちらの必要書類が求められます。

また、合同会社の場合は定款に定められた社員が代表社員とされます。
ただ、状況によっては定款に記載されていない人が代表社員に就任する可能性があります。
そのような時に代表社員に就任した事実としてこちらの必要書類が求められます。

発起人(代表社員)決定書

株式会社の場合は発起人決定書が、合同会社の場合は代表社員決定書が必要となる場合があります。
これらは定款に記載されていない内容を、相談の結果、別途決定した場合に必要となるものです。

例えば定款には本店所在地を最小行政区までしか書かないケースが大半です。
ただ、これでは実際にはどこで会社設立をしたのか判断できません。
そのため、こちらの必要書類を提出して、どこに会社設立したのかの情報を補足します。

調査報告書・財産引継書・資本金の額の計上に関する証明書

これらは合同会社で資本金に現物出資が発生した場合にのみ必要とされます。
現物出資する際の金額が500万円以上となる場合に、専門家によって価値を評価し、その結果を踏まえ正しく計上されていることを証明します。

現物出資の際の必要書類ではありますが、調査が必要なのは金額が500万円以上の場合のみなど条件が限られています。
そもそも合同会社設立でしか利用しませんし、必要書類の中では出番が比較的少ないものです。

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会社設立での必要書類まとめ

会社設立の必要書類についてまとめました。
株式会社と合同会社で会社設立の必要書類が異なりますので、どちらを設立するかによって適切なものを選択しなければなりません。
特に登記申請書は株式会社でも合同会社でも必要となりますが、記載内容がそれぞれ異なりますので適切なフォーマットの利用が求められます。

また、印鑑証明書のように役所に行って取得しなければならないものがあります。
事前に印鑑登録をしておかなければなりませんので、会社設立に関わる人で印鑑登録をしていない人は事前に済ませておきましょう。

なお、会社設立の必要書類を作成していると「自力での対応は難しい」と感じる場面があるかもしれません。
そのようなときは「経営サポートプラスアルファ」へご相談ください。
プロが必要書類の作成を支援します。

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