会社設立では印鑑証明書が必要!書類の概要と取得方法について解説

会社設立の際には必ず印鑑証明書が求められます。事前に手続きをして発行するものですので、準備不足があると会社設立がスムーズにいかなくなってしまいます。

非常に重要な書類ではありますが、印鑑証明書について理解できていない人もいるようです。もしそのような状態で会社設立をしてしまうと、設立手続きの途中で詰まってしまいかねません。今回は会社設立で重要な印鑑証明書について解説します。

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会社設立時に必要な印鑑証明書とは

会社設立にあたり印鑑証明書は必ず用意しなければなりません。ただ、印鑑証明書は日常生活で必須のものではないため、馴染みが薄い人もいるでしょう。まずは印鑑証明書とは何かについて解説しておきます。

会社設立では個人の印鑑証明書が必要

会社設立の際には個人の印鑑証明書が必要となります。この印鑑証明書の意味について理解しておきましょう。        

個人の印鑑証明書とは、書類などに押印した人物が本人であることを示す書類です。事前に住民登録している市区町村で個人情報と印鑑を紐付け、書類として発行してもらえるように準備しておきます。「実印登録」とも呼ばれる手続きです。

本来、印鑑だけでは誰が押印したのかを証明できません。そのため、誰かになりすまして印鑑を押印できてしまいます。これでは押印する意味が薄れてしまうのです。

しかし、印鑑証明書があればどこの誰が押印したのか証明可能です。印鑑証明書は基本的にその印鑑を保有している本人しか取得できません。印鑑と印鑑証明書のセットがあれば、本人が押印したと判断できるようになっているのです。

会社設立において他人のなりすましによる手続きなどがあってはなりません。そのため本人確認の一環として、印鑑証明書が利用されています。

会社設立後に取得する法人の印鑑証明書とは異なる

印鑑証明書は会社設立後にも取得できます。こちらは会社設立の手続きの際に登録した印鑑を証明する印鑑証明書です。

これも印鑑証明書に間違いありませんが、こちらの印鑑証明は印鑑と法人の結びつきを証明するものです。個人の印鑑証明は印鑑と個人の結びつきを証明するもので、証明する内容が異なっています。

そもそも法人の印鑑証明は、会社設立が完了してからしか取得できません。会社設立の手続きの際に発行できるものではないのです。時折勘違いしている人がいますので、その点は注意しなければなりません。

なお、会社設立の際に印鑑登録する印鑑は、個人の実印とは異なるものを利用するのが理想です。万が一紛失した際に非常に大きな問題となりかねませんので、それぞれの印鑑を作成しておきましょう。

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会社設立にあたり印鑑証明書を取得する方法

会社設立前に印鑑証明書を取得しておかなければなりません。この方法をまとめると以下のとおりです。

  1. 登録用の印鑑を作成する
  2. 印鑑を登録する
  3. 印鑑カードを受け取る
  4. 印鑑証明書を発行する

それぞれ、会社設立前にどのような作業や手続きをしなければならないのかをご説明します。

印鑑証明書の取得方法1:登録用の印鑑を作成する

印鑑証明書を取得するにあたり、まずは印鑑を登録しなければなりません。個人情報と印鑑を紐付ける手続きをしなければなりませんので、この手続きができるように準備をします。

手続きをするためには当たり前ですが印鑑が必要です。この印鑑は、印鑑証明書を取得するために新規に作成するようにしましょう。どのような印鑑でも登録は可能ですが、市販の印鑑では陰影が重なってしまう可能性があります。

例えば市販の三文判を利用すると、同じ印影の印鑑が多数発売されています。そのためもし仮に印鑑証明書が不正に取得された場合に、自分になりすまされてしまう可能性があります。印鑑と印鑑証明書がセットになってしまうと、他人でもなりすましができてしまうのです。

それに対して、世界にひとつしかない印鑑を利用していれば、このような事態がほぼ起きません。悪意をもって印鑑を偽造されない限りは、他の印鑑と印影が重なる可能性はないのです。

印鑑証明書は印鑑とセットになることで意味を持ちます。印鑑証明書だけでは意味がありませんので、最初に偽造できない印鑑を作っておくべきなのです。

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印鑑証明書の取得方法2:印鑑を登録する

印鑑の作成が完了すれば、印鑑の登録作業をします。ネットではできない手続きですので、注意しなければなりません。

基本的に印鑑の登録手続きは、住民票のある市区町村の窓口で行います。申し込みの際には申し込み用紙に他に、登録する印鑑と本人の身分証明書が必要です。申し込みにあたり特別なものは必要ありません。

また、印鑑登録する際には手数料が必要となります。市区町村によって手数料の金額は少々異なりますが、数百円程度と考えておきましょう。事前に券売機などでチケットを購入し貼り付ける場合などがありますので、支払い方法については利用する市区町村でよく確認してください。

なお、印鑑を登録する際に重要なのは住所の記載です。印鑑登録は自分が申告した書き方で住所が登録され、その書き方で印鑑証明書が発行されます。もしこの書き方に不備があると、会社設立の必要書類として認められない可能性があります。

例えば「1-1 Aマンション101号室」を「1-1-101」などと登録してしまうと会社設立の際にトラブルになる可能性があるのです。印鑑登録の際に指摘される可能性もありますが、このまま印鑑登録書が発行されると困りますので、身分証明書の表記と全く同じものを利用するようにしましょう。

印鑑証明書の取得方法3:印鑑カードを受け取る

印鑑登録の申請が完了すると、市区町村役場ですぐに手続きをしてもらいます。基本的には手続きは即日完了し、「印鑑カード」が発行されます。

この印鑑カードが発行されると、印鑑証明書が発行できるようになります。印鑑が登録されている事実を証明するものですので、このカードを利用して印鑑証明書を手に入れるのです。印鑑カードが直接印鑑証明書として利用できるわけではありませんので、まずはカードだけ受け取っておきます。

印鑑証明書の取得方法4:印鑑証明書を発行する

印鑑カードの発行ができれば、後は印鑑証明書を発行します。印鑑カードを利用しますので、発行の際には忘れないように持参しましょう。加えて会社設立で利用する印鑑証明書は発行してから3ヶ月以内のものです。発行してから会社設立の手続きまでに期間が空きすぎないように注意が必要です。

印鑑証明書の発行方法は、利用する市区町村役場によって異なっています。一般的に役場に設置されている「印鑑証明書交付申請書」を記入して、印鑑カードと一緒に提出すれば発行してもらえます。発行手数料は1枚300円です。

また、市区町村役場ではなくコンビニで発行できる場合もあります。印鑑カードを用いてコンビニの複合機を操作すると、その場で印鑑証明書を発行できるのです。この場合も手数料が発生しますので、複合機で手数料の支払いをします。

なお、後述しますが印鑑証明書は複数枚必要になる場合があります。特に株式会社を設立する場合には必ず2枚以上の用意が求められます。何度も発行するのは手間ですので、事前に会社設立に必要な枚数を用意しておきましょう。

他にも、印鑑証明書の発行は印鑑カードがあれば代理人でも可能です。そのため、会社設立にあたり印鑑証明書を発行する時間が無い場合には、代理人に依頼しても良いでしょう。会社設立前は多くのタスクがありますので、必要に応じて依頼するのも重要です。

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会社設立で印鑑証明書が必要な場面と枚数

会社設立で印鑑証明書が必要な場面は大きく分けて2つです。

  1. 公証人役場での定款承認時
  2. 法務局での法人登記時

それぞれについて必要となる場面と枚数を解説します。

印鑑証明の提出先1:公証人役場での定款承認時

株式会社の会社設立時には公証人役場で定款の承認をしてもらいます。承認されていない定款では、会社設立の手続きを法務局で受理してもらえません。ただ、合同会社など株式会社以外を設立する場合には公証人役場での承認は不要ですので、印鑑証明書の用意も不要です。

公証人役場で定款を受理してもらう場合、発起人全員の実印を押印しなければなりません。実印の押印ですので、つまり発起人全員が印鑑証明書を用意する必要があります。代表となる人がだけが用意する仕組みではありませんので、会社設立時には発起人全員が印鑑証明書を用意することを認識しておきましょう。

なお、公証人役場で印鑑証明書が求められるのは「会社設立の発起人が本人かどうかを確かめるため」です。他人が誰かになりすまし、名前を借りて会社設立をすることが無いように、印鑑証明書で本人確認されています。

印鑑証明の提出先2:法務局での法人登記時

法務局で法人登記の書類を提出する際にも印鑑証明書が必要です。まず株式会社の場合、必要となる印鑑証明書は、取締役会の有無によって以下のとおり異なります。

  • 取締役会を設置する場合:代表取締役の印鑑証明書1通
  • 取締役会を設置しない場合:取締役全員の印鑑証明書1通ずつ

取締役会を設置しない場合は取締役全員の印鑑証明書が必要ですので、全員が印鑑証明書を発行できるように印鑑登録などをしておきます。1人でも足りないと会社設立の手続きができませんので、滞りなく進められるように準備するようにしましょう。

また、合同会社の場合、必要となる印鑑証明書は代表社員のみです。複数の社員が居る場合でも代表社員しか用意する必要がありません。株式会社の会社設立とは異なりますので、その点も理解しておくと良いでしょう。

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まとめ

会社設立で必要な印鑑証明書について解説しました。印鑑証明書は馴染みが無い人も居るとは思いますが、会社設立では必須の書類です。

特に意識してもらいたい点として、印鑑証明書は事前に市区町村役場で印鑑登録をしなければ取得できないことが挙げられます。自分で書類を作って用意できるものではありませんので、時間に余裕を持って手続きすることが重要です。

なお、会社設立では印鑑証明書以外にも多くの書類が必要です。そのため、これらの書類作成に困ってしまう人の方が多いでしょう。もし会社設立の書類作成に困った場合は「経営サポートプラスアルファ」にご相談ください。印鑑証明書の取得など基本的な手続きに加え、会社設立で必要な書類作成を全般的にサポートします。

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